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社会人2年目でもできる業務改善提案(業務効率向上)のヒント

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「業務改善提案を2週間後までに1つ抽出して下さい。」

皆さんはすぐに思いつきますか!?

 

先日このような連絡が、私たち若手社員に来ました。

この時の反応は大きく分けて2パターン。

①「そんなの出来る訳ないよ」と言う人

②黙々と業務改善提案を提出する人

 

今回は、皆さんが②番のようになるためのヒントを紹介していきたいと思います。

特に私のようにインフラ業界に努めている人(現場配属されている者)には、是非読んで頂きたいです。

↑インフラ業界の現場は、従来からのやり方を踏襲しているルーティン作業が多いイメージがあるので・・・。

 <ポイント>

  • 日々の業務に疑問を感じる。
  • ITで勝負。

 

[:contents] 

日々の業務に疑問を感じよう

正直これができていれば、いくらでも改善案は出てきます。

ただ簡単なようで案外難しいですよね。

 

そこで、2つのポイントを挙げます。

①ルーティン化されている仕事こそ改善のチャンス

②共通のタスクに注目

早速確認していきましょう。

ルーティン化されている仕事こそ改善のチャンス

「ルーティン化されている仕事って、長年みんなが継続してきたことだから今更指摘する箇所があるのだろうか。」

このように考える人が多いのではないでしょうか。

 

ただ、私の経験上、ルーティン化されている仕事の中にも活路(改善の余地)は十分にあると思います。

というのも、私もその傾向にありますが、普段当たり前に行われている仕事に疑問を抱く人って圧倒的に少ないのです。

 

具体的には、ルーティン作業の

Step1:内容

本当にその作業は必要なのか/修正点はないか/効率化できるポイントはないか。

Step2:頻度

多くないか/少なくないか

Step3:タイミング

更に最適なタイミングはないか→他の作業等との兼ね合いも考慮して検討してみる。

この3つを意識してみて下さい。

 

ルーティン作業を構成する大きな3つの要素を分解して考えることで、問題点の抽出が容易にできます。

 共通のタスクに着目する

仕事の内に潜む、共通部分(共通したタスク)を意識するようにしましょう。

なぜならば、共通部分をまとめることで作業時間の短縮やコスト削減を実現できるからです。

 

簡単な例になりますが、次の2つのタスクがあるとします。

・書類1を部署A→部署Cまで運ぶ

・書類2を部署A→部署Cまで運ぶ

これらの共通部分は「部署A→部署Cまで運ぶ」という行動になりますね。

この行動を1つにまとめることで、従来2往復しなくてはいけなかったところが、1往復ですむので時間の短縮に繋がります。

 

これだけでも、「作業時間の短縮による人件費の削減」になります。

 

上記のセンスで、例えば複数の海外製品輸入をまとめてやれば、(特に規模が大きければ)大幅なコスト削減が見込めます。

もう立派な成果(業務改善提案)になりますよね。

 

共通部分を抽出しまとめることで、タスク量を減らせることは当たり前かもしれませんが、意識してみると皆さんの職場にも改善する余地が残ってるかもしれませんよ。

ITで勝負

私達若手社員が比較的強い分野ですよね。

すなわち、私達でも提案できるアイディアが、まだ潜んでいる可能性があります!

 

 ただ、IT分野って聞くとAIやIoTのイメージが強く敷居が高いように感じるかもしれませんが、私が言っているのはそういうことではありません。

(もちろんバリバリにAI導入による高効率化とかできる人がいれば、それに越したことはないかもしれませんが・・・。) 

 

例えば、普段電卓で計算しているところを、エクセルシートを作り、必要なデータを入力するだけで計算結果が算出される。

これだって立派なITの活用ですよね、仕事の効率が格段に上がります。

もちろんエクセルでマクロを使って複雑な作業を自動で行える仕組みを作れれば、なおよろしいでしょう。

 

また、1日3回(朝・昼・夕)進捗をミーティングで報告している部署があったとします。

全員の進捗情報を共有サーバ等に明記する仕組みを作れば、ミーティングの回数が減らせるかもしれません。

その仕組みに、他の人に作業委託するシステムを更に加えることができれば、毎回わざわざ直接お願いしに行っていた手間が省けるかもしれません。

(もちろん、直接顔を合わせながらお話した方がいい場合もあります。)

 

毎日通う仕事場のIT化がどの程度進んでいるのか、一度意識的に見てみると面白いかと思います。

まとめ

  • 全ては日々の業務に疑問を感じるところからはじまる。
  • IT分野など、自分自身が得意とする土俵で勝負!

今回は社会人2年目でもできる業務改善提案について、その考え方をまとめてみました。

 

業務改善提案することって、日々の業務に考えながら取り組んでいるひとつの証拠になりますよね。

考えて働くことができるって、その人の社内での価値を間違いなく高めてくれます。

当たり前ですが、

1→1の価値にしかできない人より、1→10の価値にできる人の方が会社に利益を生み出します。

(もちろん、0→1に創造できれば更に素晴らしいですが・・・。)

 

またこのような積み重ねが自分自身の成長にも繋がり、将来ののキャリアをより豊かにしてくれるのではないでしょうか。

 

是非、皆さんも日々の業務に疑問を感じるところからスタートしてみて下さい。