あなたは大丈夫?ビジネスにおけるコミュニケーションを円滑に行うための心構え

皆さんは、ビジネスにおけるコミュニケーションで意識していることってありますか。

私は正直そこまで意識していることはなく、強いて言えば、なにか話す時に「結論から述べる」ことぐらいです。

 

今回、そんな私が「アサーティブー自己主張の技術」という本を参考に、ビジネスの世界で重要だと感じた内容についてまとめました。
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すぐにできることばかりなので、是非意識してみて下さい。

 <ポイント>

  • 本物のWin-Winの関係を築く
  • コミュニケーションの目的をはっきりさせる
  • 話をニュートラルに聞く

 

本物のWin-Winの関係を築く

結論から言うと、相手のメリットについて本気で考えましょう。

 

何か提案する時、その中に相手のメリットもしっかり含まれていますか。

当たり前ですが、「相手」と「自分(自社)」両方にメリットがなければビジネスは成り立ちません。

 

例えば、営業において自分が売りたいものばかりを売ろうとしても、相手は買ってくれませんよね。

相手が欲しいもの(=ニーズ)に応えることで、初めて相手も買ってくれます。

すなわち、買う方も売る方もメリットがある=Win-Winの関係が築けている必要があります。

 

ここで注意しなくてはいけないのは、後付けで少し考えた程度の価値(Win)を相手に与えようとすることです。

基本的に相手は半信半疑で話を聞きますので、しっかりと相手方のメリットを示すことができないと、

「この程度の提案しかできないのか・・・」

「この人は自社の利益のことばかり考えている人なんだ」

と思われてしまい、結果的に相手からの信用を失いビジネスとして失敗してしまう可能性があります。

 

 これは社内の提案でも同じすよね。

新たな提案をする時、その提案を受け入れることで相手が得られるメリットも話すことは大変効果的です。

①パソコンを導入しましょう。

②パソコンを導入しましょう。これによって、普段電卓で行っている計算が一瞬でできるようになり、人件費が〇〇万円削減できます。

この両者では、②番の方が相手のメリットについても言及されており説得力もありますよね。

 

普段から、相手方のメリットについてもしっかり考えるような習慣をつけましょう。

コミュニケーションの目的をはっきりさせる

今回のコミュニケーションの目的をはっきりさせましょう。

これが自分自身の中でブレていると、相手には全く伝わりません。

 

何か相手に伝える時は、まず話の重要性と緊急性について考えてみましょう。

 

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上図の①~④のどこに分類されているのかによって、相手に求めることが変わってきます。

①至急時間を作ってもらい対応してもらう。

②今週中にしっかりと対応してもらう。

③時間が空いた時に作業してもらう。

④本日中の空いている時間に作業してもらう。

どのような対応をしてほしいのかはっきりさせた方が、相手としてもありがたいですよね。

 

例えば、重要機材のトラブルがあった時に、

「至急トラブルの対応方法を知りたい」

「トラブルの対応方法について、本日中に相談したい」

「トラブルがあったことを周知しておきたい」

この3つのどこをゴールにするのかで、会話の組み立て方も変わってくるかと思います。

 

コミュニケーションの目的=ゴールを常に意識することで、相手が理解しやすい会話を実現できます。

話をニュートラルに聞く

ビジネスにおけるコミュニケーションでは、感情に左右されることなく相手の意見を聞くことが大切です。

なぜならば、最初から否定的に話を聞いてしまうと、その中に隠れている重要(有意義)な情報も汲み取れない可能性が出てきてしまうからです。

 

あなたは、相手の話をニュートラルな気持ちで聞けてますか?

自分自身の意見に対する批判(場合によっては、私自身への批判)に反発せずにまず一度受け止めることができてますか。

 

例えば、一緒にプロジェクトを進めるAさんからこんなことを言われたとします。

①「このプロジェクトの工程、少し厳しいんじゃない?」

②「君の出してくる工程はいつも話にならない。しっかり考えていないんじゃないの。このプロジェクトの工程、少し厳しいんじゃない?」

本質的には、「プロジェクトの工程が少し厳しい」という同じことについて言及されていますが、②番の言われる方をされると素直に受け止めるのって難しいですよね。

それでも、相手からのアドバイスだと思い、

「あっ、工程が少し厳しいのですね。修正してきます。」

と答えることが、ニュートラルな気持ちで受け取める技術になります。

 

もちろん、仕事ができる人、できない人、好きな人、嫌いな人等、自分の中で相手に対する評価が少なからず出来上がってしまうことは仕方ありません。

しかしながら、必ずしも好きな人とだけ仕事をする訳ではありませんよね。

いつも私自身を否定してくる人と一緒に、プロジェクトを進めることも十分あり得ます。

その時に、相手と衝突してばかりではプロジェクトを円滑に進めることは困難になります。

 

少しでも偏見を無くし、俯瞰的に相手の意見を受け止めるように心がけましょう。

まとめ

  • 本物のWin-Winの関係を築く
    相手のメリットについても本気で考える。
  • コミュニケーションの目的をはっきりさせる
    会話のゴールを意識する。
  • 話をニュートラルに聞く
    常に俯瞰的に相手の意見を受け止める。

コミュニケーションを行う上で、皆さんが意識していることはこの中にありましたか。

どれも心構えを変えるだけですぐに実践できる内容だったと思います。

 

そして、毎日心掛けることで習慣化できます。

是非、皆さんも習慣化できるように頑張って下さい。